Stres, roztržitosť, chvatné konanie – spoznávate sa? Ustavičné myšlienky typu, “čo všetko ešte musím zariadiť”, nás prenasledujú na každom kroku. Zastavte sa na chvíľu a venujte pár minút time manažmentu. Malá investícia sa vám mnohonásobne vráti v pracovných výsledkoch aj osobnej spokojnosti.

Veľa aktivít, málo času...

Asi každý si už niekedy posťažoval, že má málo času. Kúpiť si ho nekúpime, rovnako ako si ho neuskladníme do zásoby. Ide o najvzácnejšiu veličinu, ktorú poníma time manažment v štyroch vývojových generáciách. Tie postupne definovali základy hospodárenia s časom, dôležité nielen pre vrcholových manažérov firiem, ale v dnešnej rýchlej dobe aj pre každého človeka.

Pustite to z hlavy von!

Prvá generácia zaviedla prenos povinností z hlavy na papier (tzv. To Do List). Ako praktický môže byť obyčajný nákupný zoznam na útržku papiera alebo v mobile! Čitateľný súhrn “ČO” (je treba spraviť) preukázateľne uľavuje pamäti a znižuje celkové napätie človeka. Keď následne druhá generácia pridala odpoveď na otázku “KEDY”, položila základy známym kalendárom a diárom, ktoré sa stali bežnou súčasťou pracovného i súkromného života.

Manažér musí vedieť AKO

Obyčajný diár ale na dlhodobé a rozsiahle projekty nestačí. Manažér musí poznať stupeň dôležitosti danej aktivity. Či je určená jednotlivcovi alebo skupine a následne ďalšie súvislosti. Navyše sa musí pýtať “AKO”. Tretia generácia zavádza pojmy ako priorita, delegovanie právomocí a tímová práca. Papierové aj elektronické plánovacie systémy sú veľmi logické a premyslené. Cez svoju dokonalosť však zabúdajú, že človek nie je strojom a že len málokedy dokáže striktne dodržovať kontext denných, týždenných a mesačných plánov tak podrobne…

Človek je viac než čas

Štvrtá generácia zistila, že prosperita začína tam, kde sa človek cíti dobre. Nepopísala time manažment len ako manažérsku zručnosť, čo a ako naplánovať. Vníma ho súhrnne ako životný štýl, ktorý je utváraný v súlade so silnými stránkami každého z nás. Samotné plánovanie dňa či už si ho pripravujeme ráno, či večer, by nám nemalo zabrať viac ako desať minút:

• určite si priority – najvyššiu prioritu majú tie úlohy, ktoré vám prinesú najviac úžitku v najkratšom čase,
• plánujte svoj čas – kedy a ako dlho sa budete vytýčeným úlohám venovať, ich splnenie vo vytýčenom čase vám následne dodá pocit uspokojenia a motivuje vás k ďalším výkonom,
• nenechajte sa vyrušovať,
• na podobných úlohách pracujte v jednom bloku za sebou – pokiaľ máte menšiu povinnosť, je lepšie počkať, kým ešte nejaká pribudne a následne ich splniť spoločne, uvoľní sa tak priestor pre dôležitejšie veci,
• väčšie úlohy si rozdeľte na menšie – z motivačného hľadiska je dobré vidieť za sebou už vykonané časti dlhodobejšieho záväzku,
• dôležitým činnostiam sa venujte ráno – nielen kvôli dostatku energie, ale i pocitu dobre začatého dňa,
• doprajte si prestávku,
• pozitívne sa motivujte – aj na nepríjemnú činnosť je možné nájsť motivujúci prvok.

Či už ste jedným z mnoha zamestnancov alebo nenahraditeľným manažérom, všetci potrebujeme pokoj k práci a možnosť odreagovať sa mimo nej. Preto šetrite svojím časom, je vzácny.